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顺德进出口商会管理制度

一、民主选举制度

       第一条 顺德进出口商会的会长、副会长、秘书长(选任制)、理事、监事长(监事),需经会员大会(或会员代表大会)选举产生。理事人数原则上为会员(或会员代表)总人数的三分之一;理事人数达50名及以上的,可从理事中选举产生常务理事,组成常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。
       第二条 顺德进出口商会换届选举工作,由上一届理事会负责。新一届会长、副会长、秘书长、理事、监事长(监事)候选人,由上一届理事会广泛征求各会员单位(或会员代表单位)意见,在充分酝酿协商基础上,由上一届理事会理事半数以上表决通过产生。若上一届理事会未能按规定产生新一届会长、副会长、秘书长、理事、监事长(监事)候选人,则应在社团登记管理机关和工商业联合会(总商会)的监督下,由上一届理事会,以无记名投票的形式直接推选候选人。有30名以上的会员(或会员代表)联名荐举,可获得候选人资格。
       第三条 顺德进出口商会选举采用等额选举或差额选举,采取无记名投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者另选他人、也可以投弃权票。
       第四条 顺德进出口商会换届选举,监票人由上一届监事担任;唱票人、计票人由上一届理事会提名,全体会员半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。
       第五条 投票选举前,由上一届监事长(监事)依据法规和《章程》规定,对会员(或会员代表)进行资格确认和人数核实,核准大会有效性。选举理事会, 应有2/3以上会员参加方可进行;选举常务理事会,应有半数以上理事参加方可进行。
       第六条 投票前,监票人应开箱示众后当众封箱。投票时,监票人、计票人、唱票人首先投票,然后监督其他代表依次投票。投票结束后,应当众开箱,并当场将投票人数和票数加以核对,做出记录。每次选举所投的票数,多于投票人数的无效;等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数,多于规定应选人数的作废,等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的,作废票处理,废票计入选票总数。计票结束后,监票人、计票人、唱票人应签字确认,并由监票人当场向大会宣布选举结果,并于会后30天内报社团登记管理机关和工商业联合会(总商会)备案。选票当场封存,以备查验。
       第七条 以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的,其当选无效。
       第八条 顺德进出口商会理事、会长、副会长、秘书长、监事长(监事)等候选人须获得全体会员的半数以上同意,方能当选。常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票,方能当选。
       第九条 理事、常务理事的变更和增补
  (一)顺德进出口商会理事、常务理事在任期内,调离原单位或因其他原因不能继续任理事的,原理事单位、常务理事单位应自其调离之日起30天内可选派其他相应人选继任,但应书面报告理事会批准。同意变更的,应向全体会员公告;未提出增补申请的时限超过一年,视为自动放弃理事、常务理事资格。
  (二)顺德进出口商会可根据会员(或会员代表)单位数量的增加,适当增补理事、常务理事。增补理事的,由会员单位向秘书处申请,秘书处通过召开会员大会(或会员代表大会),由会员大会(或会员代表大会)确认后,向全体会员公告。
  增补常务理事的,由理事单位向秘书处申请,秘书处组织召开理事会,理事会选举确认后,向全体理事公告。
增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议的,应加盖会员(或会员代表)单位公章或签字。
       第十条 副会长、秘书长(选任制)、监事的变更和增补。
  顺德进出口商会副会长、秘书长(选任制)、监事在任期内,调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的,副会长、秘书长(选任制)、监事单位可选派其他相应人选继任,但应书面报告会员大会(或会员代表大会)批准。同意变更的,应向全体会员公告,并自同意变更之日起30天内填写《社会团体负责人备案表》,向登记管理机关备案,同时抄报工商业联合会(总商会);未提出变更申请的时限超过一年,视为自动放弃副会长、秘书长(选任制)、监事资格。
顺德进出口商会副会长的增补参照第十条进行。顺德进出口商会届中,不受理监事的增补。
       第十一条 顺德进出口商会会长、监事长的变更。
       顺德进出口商会会长、监事长在任期内,调离原单位或因其他原因不能继续担任会长、监事长的,会长、监事长单位应在30天内书面报告理事会或常务理事会,并推荐其他相应人选作为会长、监事长继任人选。理事会在收到会长单位报告后,应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究,并提交会员大会(或会员代表大会)无记名投票选举。
会员大会(或会员代表大会)通过会长、监事长变更后,本会应在会后30天内持变更会长、监事长报登记管理机关审批后,报工商业联合会(总商会)备案。
       第十二条 顺德进出口商会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由,并由理事会审议后,提交会员大会(或会员代表大会)表决。被提出除名的会员有权在会员大会(或会员代表大会)上提出申辩意见,也可以书面提出申辩意见。
       对会员的除名,须有半数以上会员(或会员代表)通过方可除名。
       第十三条 登记管理机关和工商业联合会(总商会)对严重违反法律、法规和国家政策、协会章程或严重失职的相关负责人,可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出,并写明罢免理由。理事会在接到登记管理机关和工商业联合会(总商会)提出的罢免建议后,应进行讨论并召开会员大会(或会员代表大会)对被提出罢免的相关负责人进行罢免动议。被提出罢免的相关负责人有权在会员大会(或会员代表大会)罢免动议上提出申辩意见,也可以书面提出申辩意见。罢免建议须得到全体会员(或会员代表)的半数以上表决通过方为有效。
       罢免建议通过后应于会后30天内书面报送登记管理机关和工商业联合会(总商会)。
       第十四条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

二、会员大会(会员代表大会)制度
       第一条 顺德进出口商会由会员组成会员大会(或由会员代表组成会员代表大会)〖注:当会员数量在100名以上时,可推选代表组成会员代表大会,会员代表由会员荐举,具体荐举方式由理事会研究后提交会员大会通过,并明确会员代表数和会员代表单位。会员数量在100家以上300家以下的,会员代表不得少于会员总数的1/2;会员数量在301家以上500家以下的,会员代表不得少于会员总数的1/3;会员数量在501家以上1000家以上的,会员代表不得少于会员总数的1/4;会员数量在1001家以上的,会员代表不得少于会员总数的1/5。会员代表届满后须重新推选〗。会员大会(或会员代表大会)是顺德进出口商会的最高权力机构,依照国家法律、法规和顺德进出口商会章程的规定行使职权。
       第二条 会员大会(或会员代表大会)行使下列职权:
  (一)决定顺德进出口商会在法律、法规规定范围内的业务范围和工作职能;
  (二)选举或罢免会长、副会长、秘书长(选任制)、理事、监事;
  (三)审议理事会、监事会年度工作报告和年度财务预决算方案;
  (四)审议理事会对会员除名的提议;
  (五)对协会变更、解散和清算等事项作出决议;
  (六)改变或者撤销理事会不适当的决定;
  (七)制定或修改章程、组织机构的选举办法;
  (八)决定终止事宜;

      (九)决定其他重大事宜。

       第三条 会员大会(或会员代表大会)每届3至5年。因特殊情况需提前或延期换届的,须由理事会表决通过,报社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过一年。

       第四条 会员大会(或会员代表大会)每年至少召开一次会议。理事会认为有必要或者五分之一以上的会员(或会员代表)提议,可以召开临时会员大会(或会员代表大会)。会员大会(或会员代表大会)会议通知必须列清会议议题。

       第五条 会员大会出席会员必须达到三分之二以上;其决议须经全体会员半数以上通过(会员代表大会出席的会员代表必须达到三分之二以上;其决议须经全体会员代表半数以上通过)。凡是有选举事项的大会,会前监事必须对会员(或会员代表)资格进行审核,确认选举合法有效性。

       第六条 会员大会(或会员代表大会)应当对所议事项的决定制定会议纪要,并由监事签名确认,会后向全体会员公告,并抄报工商业联合会(总商会)和登记管理机关。

       第七条 凡选举或修改章程的,均采取无记名投票的方式进行;其他表决事项,可采取举手表决方式进行。

       第八条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。


三、理事会制度

       第一条 顺德进出口商会设理事会,理事由会员大会选举产生,理事人数为会员的三分之一〖注:设立会员代表大会的,理事由会员代表大会选举产生,理事人数为会员代表数的三分之一,理事须为会员代表〗。理事可连选连任。

       第二条 理事会为会员大会(或会员代表大会)的常设机构,在会员大会(或会员代表大会)闭会期间,依照会员大会(或会员代表大会)的决议和协会章程的规定履行职责。

  第三条 理事会的职权是:
  (一)筹备和召集会员大会(或会员代表大会);
  (二)执行会员大会(或会员代表大会)的决议,并向会员大会(或会员代表大会)报告工作;
  (三)决定顺德进出口商会具体的工作业务;
  (四)制定顺德进出口商会的年度财务预算方案、决算、变更、解散和清算等事项的方案;
  (五)制定顺德进出口商会增加或者减少注册资金的方案;
  (六)决定顺德进出口商会内部机构的设置,并领导顺德进出口商会内部各机构开展工作;
  (七)决定新申请人的入会和对会员的处分,提议对会员的除名;
  (八)选举或罢免常务理事;聘任或者解聘聘任制秘书长;决定协会分支机构主要负责人;根据秘书长提名,聘任或者解聘副秘书长和协会办事机构、代表机构主要负责人,决定其报酬事项;
  (九)制定顺德进出口商会内部管理制度;

      (十)顺德进出口商会章程规定的其他事项。

       第五条 理事会每半年至少召开一次会议。理事会会议通知必须列清会议议题。理事会须有过半数的理事出席、监事参加方能召开,有政府委派监事的,须通知政府委派的监事一并列席会议,其决议须经全体理事过半数表决通过方能生效。理事会应当对决议形成会议纪要,并由监事签字确认,会后向全体理事公告,并抄报工商业联合会(总商会)、业务指导单位及登记管理机关。

       第四条 理事会会议由会长召集和主持;会长因特殊原因不能履行职务时,由会长书面委托副会长或者秘书长召集和主持。三分之一以上理事可以提议召开理事会。

       第五条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。


四、监事会(监事)制度

       第一条 顺德进出口商会设立监事会(或监事×名),监事会(或监事)由会员大会(或会员代表大会)选举产生。〖注:设立监事会的,须有3名以上监事组成,同时设立监事长一名〗监事会(或监事)任期与理事会任期相同,期满可以连选连任。

       第二条 会长、副会长、秘书长、理事不得兼任监事。

       第三条 监事列席理事会、常务理事会、会长办公会议,有权向理事会、常务理事会、会长办公会议提出质询和建议。监事不参与表决。

       第四条 监事应当遵守有关法律法规和协会章程,接受会员大会(或会员代表大会)领导,切实履行职责。闭会期间,监督理事会、常务理事会和秘书处依照法规和章程,行使监督职责,核实参会会员、理事、常务理事资格和有效性,签名确认会员大会(或会员代表大会)、理事会、常务理事会会议议题程序和表决的合法有效性。

  第五条 监事会(或监事)行使下列职权:
      (一)向会员大会(或会员代表大会)报告监事年度工作。
      (二)监督会员大会(或会员代表大会)、理事会、常务理事会的选举、罢免;监督理事会、常务理事会履行会员大会(或会员代表大会)的决议。
      (三)检查协会财务和会计资料,向登记管理机关、业务指导(主管)单位以及税收、会计主管部门反映情况。

      (四)监督理事会、常务理事会遵守法律和章程的情况。当会长、副会长、常务理事、理事和秘书长等管理人员的行为损害协会利益时,要求其予以纠正,必要时向会员大会(或会员代表大会)或登记管理机关、工商业联合会(总商会)报告。

       第六条 召开监事会会议,应有2/3以上监事出席方能召开,其决议应由全体监事半数以上通过方能生效。监事会会议纪要,报协会理事会通过后,向全体会员公告。

       第七条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。


五、财务管理制度
  第一条 顺德进出口商会财务工作职责和管理。
  (一)协会的财务工作人员应严格执行《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》等有关法律法规及政策。
  (二)秘书处负责编制协会年度收支计划,报会长办公会议审议,提交理事会审定,并组织贯彻执行。
  (三)负责固定资产增减变动的会计核算和监督以及固定资产的清查盘点工作,全面反映和监督固定资产的增、减值和变动情况。
  (四)根据协会的收支情况,按月、季编制财务报表。月财务报表分别报会长、秘书长;半年财务报表报理事会,年度财务报表报社团登记管理机关和区工商联(总商会)。
      (五)负责应收款、应付款和现金银行存款的管理,以及日常经费报销工作,并做好清算拖欠款及催收工作,保证资金的完整、安全。
    (六)接受财税机关和登记管理机关、工商业联合会(总商会)对财务工作的检查、监督和财务审计工作。

    (七)负责保管会计档案以及固定资产等资料,负责电算化系统的使用。

  第二条 顺德进出口商会经费的管理。
  (一)顺德进出口商会经费开支按照预算在先、开支在后的原则进行。每年的费用开支情况须向理事会报告。
  (二)报销手续。凡一切合法报销凭证必须由经办人、证明人签名,并注明原因及用途,经会计人员审核后报会长审批。
  (三)审批权限由协会理事会审议核定并作出。
      (四)会计人员调动工作或离职时,必须与接管人员办清交接手续。

      (五)顺德进出口商会换届或更换法定代表人或注销登记、撤销登记之前,必须进行和接受财务审计。                              (六)因公出差需借款的审批由顺德进出口商会理事会审议核定。

  第三条 顺德进出口商会人员工资及福利。
  (一)聘任制的秘书长工资福利由理事会自行决定。

  (二)临时聘用人员的聘金参照国家对事业单位的有关规定由秘书处拟定后报会长批准。

  第四条 顺德进出口商会固定资产的管理。

      (一)固定资产管理的内容包括购置、维修与改良、调拨、移交、报废、处置及盘点等。

      (二)协会秘书处是固定资产实物管理部门,负责固定资产的购置和安全等方面的日常管理工作,具体包括:编制固定资产目录,设立固定资产卡片,办理固定资产的申购、验收、移交、报废、处置等手续,组织固定资产的清查盘点,定期与财务人员进行固定资产核算,确保固定资产账、卡、物相符。

      (三)固定资产的使用部门是固定资产使用、保管、维护的直接责任者,应严格遵守设备操作规程和维护保养制度,合理使用固定资产,避免人为损失。

  第五条 顺德进出口商会旅差费用的管理由协会理事会审议核定。
  第六条 凡应享受假期,因工作需要未能休假经批准的专职人员,按国家有关政策发给假期工资。
  第七条 顺德进出口商会书籍报刊和书籍购置的订购由协会理事会审议核定。
  第八条 顺德进出口商会经费独立,不与无偿提供顺德进出口商会办公住所的企事业单位混管,应由企事业单位承担的项目开支,不得在本会列支费用。
  第九条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。

六、印章、文件管理制度

  第一条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人,秘书处是印章、文件管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。
  第二条 秘书处行文使用两个文号,即“顺进出商字”和“顺进出商秘字”。“顺进出商字”适用于以协会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖协会印章。“顺进出商秘字”是以秘书处的名义发出的文件,主要是各部(室)具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等,该文号需加盖秘书处印章。
  第三条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核,报会长或秘书长批示签发,并负责文件的文号编发、承印等工作。
  第四条 以“顺进出商字”发出的各类文件需经本会会长签发,以“顺进出商秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
  第五条 行文执行登记制度,由秘书处专人负责。
  第六条 各类文件行文需使用《顺德区进出口商会行文呈批表》。
  第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
  第八条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《顺德区进出口商会文件传阅处理表》,报秘书长或协会领导阅批。
  第九条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
  第十条 顺德进出口商会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
  第十一条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
  第十二条 “顺德区进出口商会”、“顺德区进出口商会秘书处”印章使用的审批权限由顺德进出口商会理事会审议核定。
  第十三条 顺德进出口商会财务专用章由顺德进出口商会主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。
  第十四条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,并不得带离顺德进出口商会办公场所。
      第十五条 顺德进出口商会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经会长批准后开具,并留底备查。
  第十六条 顺德进出口商会印章遗失、缺损或出现非正常情况无法收回时,应及时在公众媒体上刊登作废声明,并循正当渠道向公安机关申请刻制新印章。
      第十七条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。


七、会长述职制度
  第一条 会长任期内至少每年在会员大会(或会员代表大会)上述职一次。
  第二条 会长述职的主要内容:
  (一)着重阐述个人履行职责以及完成工作计划(目标)的情况。
  (二)带领理事会执行本会章程及各项管理制度的情况。
  (三)工作思路及在工作中所起的作用和效果。
  (四)存在的问题和经验教训,以及任期内的工作打算。
  第三条 会长的述职报告要形成书面材料,内容详实,注重实事求是。
  第四条 述职事宜由顺德进出口商会秘书处具体组织安排,并应在召开述职大会前5天内报请社团登记管理机关和工商业联合会(总商会)参加。
     第五条 会长每次的述职报告要经会员大会(或会员大会会员)审议通过,并报社团登记管理机关和区工商联(总商会)备案。
     第六条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。